Studi medici e dentistici: meno telefonate in segreteria, più tempo per i pazienti

In uno studio medico o dentistico la segreteria fa due lavori insieme: accoglie i pazienti in sala d’attesa e risponde al telefono. Quando le chiamate si accavallano, qualcuno aspetta o non riceve risposta. Una segreteria telefonica con intelligenza artificiale risponde alle domande più frequenti e raccoglie le richieste, lasciando al personale solo le chiamate che richiedono davvero una persona.

Quali chiamate può gestire l’assistente

Una buona parte delle telefonate riguarda informazioni pratiche: orari dello studio, giorni di apertura, prestazioni offerte, come arrivare, quali documenti portare. L’assistente risponde con le informazioni che inserisci e, per tutto il resto, prende un messaggio ordinato.

• orari, chiusure per ferie e aperture straordinarie;
• prestazioni disponibili e modalità di accesso;
• richieste di appuntamento o di richiamata, con nome, numero e preferenze di orario;
• disdette e spostamenti, inoltrati subito alla segreteria.

Nessuna indicazione medica

L’assistente è istruito a non dare consigli clinici: non interpreta sintomi e non suggerisce terapie. Raccoglie la richiesta e rimanda sempre al personale dello studio; in caso di urgenza invita a contattare i servizi di emergenza. Puoi rafforzare queste regole con istruzioni specifiche per il tuo studio.

Dati sanitari: elaborazione in Unione Europea

Chi chiama uno studio medico può citare informazioni sulla propria salute. Per questo, in tutti i pacchetti, l’elaborazione dell’intelligenza artificiale avviene interamente in Unione Europea. L’audio non viene registrato, il database è su server europei e trascrizioni e messaggi vengono cancellati automaticamente dopo il periodo scelto.

Nel saluto l’assistente dichiara di essere un assistente virtuale e può indicare dove trovare l’informativa privacy dello studio.

Appuntamenti senza doppie prenotazioni

L’assistente non scrive nell’agenda: raccoglie la richiesta di appuntamento e la invia alla segreteria, che conferma con il proprio gestionale. È una scelta voluta: niente sovrapposizioni e il controllo resta allo studio.

Fuori orario e pausa pranzo

Molti pazienti chiamano la sera o in pausa pranzo, quando nessuno risponde. Invece di un messaggio registrato che pochi ascoltano fino in fondo, trovano un assistente che risponde alle domande e prende la richiesta: la mattina dopo la segreteria ha già l’elenco delle persone da richiamare.

Cosa inserire nella memoria dell’assistente

Domande frequenti