Accordo sul trattamento dei dati

1. Oggetto

Con l’attivazione del servizio LePa Vocal AI il Cliente (Titolare) nomina LePa S.r.l. (Responsabile) responsabile del trattamento dei dati personali trattati per suo conto nell’erogazione del servizio.

2. Dati, interessati e finalità

• Interessati: persone che chiamano il Titolare; utenti del pannello indicati dal Titolare.
• Dati: numero di telefono, voce (elaborata in tempo reale e non registrata), trascrizione della conversazione, nome e recapiti lasciati nei messaggi, dati di accesso al pannello.
• Categorie particolari: non previste. Se il Titolare opera in un settore in cui possono emergere dati sanitari o altre categorie particolari, utilizza il pacchetto con elaborazione dei dati in UE.
• Finalità: gestione delle chiamate per conto del Titolare (informazioni, messaggi, richieste, trasferimenti).
• Conservazione: trascrizioni e messaggi per il periodo scelto dal Titolare nel pannello (predefinito 90 giorni), poi cancellati automaticamente; dati di consumo per la durata del contratto e gli obblighi fiscali.

3. Obblighi del Responsabile

• Trattare i dati solo su istruzione documentata del Titolare, costituita dal presente accordo e dalle impostazioni scelte nel pannello.
• Garantire la riservatezza delle persone autorizzate al trattamento.
• Adottare misure di sicurezza adeguate (art. 32): cifratura delle comunicazioni, accesso con credenziali personali, server nell’Unione Europea, separazione dei dati tra clienti, backup, cancellazione automatica.
• Assistere il Titolare nel riscontro alle richieste degli interessati (artt. 15-22): i dati sono consultabili ed eliminabili dal pannello.
• Notificare al Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione dei dati personali.
• Alla cessazione del servizio, cancellare o restituire i dati entro 30 giorni, a scelta del Titolare.
• Mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo.

4. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza i seguenti sub-responsabili, vincolati da obblighi equivalenti:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI) – elaborazione vocale e testuale con intelligenza artificiale. Con l’elaborazione standard il trattamento può avvenire anche fuori dall’UE sulla base del Data Privacy Framework UE-USA e delle clausole contrattuali standard; con il pacchetto “dati in UE” l’elaborazione avviene nell’Unione Europea.
• Telnyx LLC – numeri telefonici e trasporto delle chiamate (clausole contrattuali standard).
• DigitalOcean LLC – server e database nell’Unione Europea (Francoforte).
• Stripe Payments Europe Ltd. – pagamenti (solo dati del Titolare).
• Aruba S.p.A. – invio delle email di notifica.

Il Responsabile informa il Titolare di eventuali modifiche ai sub-responsabili con almeno 15 giorni di preavviso; il Titolare può opporsi per motivi legittimi.

5. Obblighi del Titolare

Il Titolare informa gli interessati del trattamento integrando la propria informativa privacy, non utilizza il servizio per raccogliere categorie particolari di dati senza aver scelto la modalità con elaborazione in UE e custodisce le credenziali di accesso al pannello.

6. Durata

Il presente accordo ha la stessa durata del contratto di servizio.