In una struttura ricettiva il telefono non si ferma mai: ospiti in arrivo che chiedono l’orario del check-in, turisti che vogliono sapere se c’è il parcheggio, richieste di disponibilità alle undici di sera. Per un hotel piccolo o un B&B coprire la reception a ogni ora è difficile. Un centralino virtuale con intelligenza artificiale risponde sempre, anche nella lingua dell’ospite.
Le domande sono quasi sempre le stesse
A che ora è il check-in? Si può lasciare la valigia prima? C’è il parcheggio, ed è a pagamento? La colazione è inclusa? Accettate animali? Sono domande ricorrenti, che chi lavora in reception conosce a memoria, ma che tolgono tempo agli ospiti presenti in struttura.
Inserendo queste informazioni nella memoria dell’assistente, ogni ospite riceve subito una risposta corretta e completa, a qualsiasi ora.
Ospiti stranieri: risposte nella loro lingua
L’assistente parla italiano per impostazione predefinita, ma se l’ospite parla inglese, tedesco, francese o spagnolo risponde nella sua lingua usando le stesse informazioni. Per una struttura che lavora con il turismo internazionale è un servizio in più, senza cercare personale multilingue per i turni serali.
ChiamanteHello, what time is check-in? We arrive around 11 pm.
AssistenteHello! Check-in starts at 2 pm and the reception is open until 10 pm. For late arrivals we send you a code for the self check-in. May I have your name?
ChiamanteSarah Miller, booking for two nights.
— Messaggio per la reception inviato via email —
Esempio di conversazione
Disponibilità e prenotazioni
L’assistente non è collegato al channel manager e non vede la disponibilità delle camere in tempo reale: per questo non conferma prenotazioni, ma raccoglie la richiesta con date, numero di ospiti, nome e recapito, e la invia subito via email. Puoi anche indicargli di suggerire la prenotazione dal tuo sito.
- richiesta di disponibilità con date e numero di persone;
- richieste speciali: culla, camera accessibile, arrivo in tarda serata;
- messaggi per la reception o per il titolare.
Arrivi in tarda serata e urgenze
Molte chiamate arrivano quando la reception è chiusa: un ospite in ritardo, un volo cancellato, una domanda sul self check-in. L’assistente fornisce le istruzioni che hai preparato e, se serve, trasferisce la chiamata al numero di reperibilità che scegli, solo negli orari che decidi tu.
Privacy degli ospiti
L’audio delle chiamate non viene registrato: restano la trascrizione e il riepilogo, consultabili nel pannello e cancellati automaticamente dopo il periodo che scegli. Il database è su server nell’Unione Europea.
Cosa inserire nella memoria dell’assistente
- Orari di check-in e check-out, self check-in e deposito bagagli
- Servizi: colazione, parcheggio, animali, Wi-Fi, navetta
- Come prenotare e politica di cancellazione
- Come arrivare dalla stazione o dall’aeroporto
- Numero di reperibilità per le urgenze notturne